Si eres autónomo o llevas una pyme, probablemente hayas escuchado estos cuatro términos mezclados en noticias, newsletters o conversaciones con tu gestor. Y es normal que haya confusión: todos tienen que ver con facturación digital, pero cada uno significa algo distinto y tiene implicaciones diferentes para tu negocio.
Vamos a dejar claro qué es cada cosa, a quién afecta y qué necesitas implementar realmente.
En este artículo
Factura Electrónica: el concepto general
Una factura electrónica es cualquier factura que se crea, envía y recibe en formato digital. No es un PDF enviado por email (eso sigue siendo una factura en papel digitalizada), sino un documento estructurado con un formato específico que permite su procesamiento automático.
Existen varios formatos: XML, UBL, Facturae... Lo importante es que el contenido esté estructurado y sea legible por sistemas informáticos sin intervención manual.
En España, cuando se habla de "factura electrónica" obligatoria, normalmente se refiere a dos escenarios:
B2G (Business to Government): Facturar a la administración pública. Aquí es donde entra FACe.
B2B (Business to Business): Facturar entre empresas. Este es el ámbito de VIDa.
FACe: facturación con la administración pública
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la administración española. Es la plataforma oficial para presentar facturas a cualquier organismo público: ministerios, ayuntamientos, universidades públicas, hospitales...
Quién debe usarlo: cualquier empresa o autónomo que facture a la administración pública.
Desde cuándo: es obligatorio desde 2015 para empresas y desde 2018 para autónomos.
Cómo funciona: generas tu factura en formato Facturae (un XML específico), la subes a FACe o a través de un sistema integrado, y ellos la envían al organismo correspondiente.
FACe no tiene nada que ver con VIDa ni con VeriFactu. Es un sistema específico para facturas B2G. Si no facturas a administraciones públicas, FACe no te afecta.
VIDa: el sistema de facturación B2B
VIDa (VAT in the Digital Age) es el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresas y autónomos en España. Cuando esté en funcionamiento, todas las facturas entre profesionales deberán pasar por este sistema centralizado gestionado por la Agencia Tributaria.
Se trata de una iniciativa de la Unión Europea aprobada en marzo de 2025 para modernizar y digitalizar la gestión del IVA.
Qué implica: no podrás enviar una factura en PDF por email a otra empresa. Tendrás que emitir facturas electrónicas estructuradas (XML) que se envíen a través de plataformas certificadas que conecten con VIDa.
Cuándo entra en vigor: inicialmente estaba previsto para 2024-2025, pero a día de hoy el desarrollo técnico sigue en curso. No hay fecha confirmada de obligatoriedad.
A quién afecta: a todas las empresas y autónomos que facturen a otros profesionales en territorio español.
VIDa es el cambio grande que viene. Cuando se active, cambiará completamente cómo emites y recibes facturas en operaciones B2B. Pero todavía no está aquí.
VeriFactu: registro y trazabilidad de facturas
VeriFactu es otra cosa completamente diferente. No es un sistema de envío de facturas ni una plataforma centralizada. Es una obligación de registro y trazabilidad que afecta a tu software de facturación.
Qué implica: tu programa de facturación debe generar un registro encadenado de todas las facturas que emites, con un hash criptográfico que impida modificaciones posteriores. Además, debe enviar esos registros a la Agencia Tributaria de forma periódica y automática.
Objetivo: evitar el uso de software de doble contabilidad y garantizar que todas las facturas que emites queden registradas sin posibilidad de borrado o modificación.
A quién afecta: a autónomos y empresas que usen sistemas informáticos para facturar, especialmente en sectores con operaciones en efectivo (hostelería, retail, servicios personales...). Hay algunas excepciones, como empresas que ya envían todos sus registros por el Suministro Inmediato de Información (SII).
Cuándo entra en vigor: el reglamento está aprobado pero todavía no hay fecha definitiva de entrada en vigor. La AEAT debe publicar las especificaciones técnicas finales antes de activar la obligación.
VeriFactu no tiene nada que ver con VIDa. No estás enviando facturas a otros: estás registrando todo lo que emites para que Hacienda tenga trazabilidad completa.
Las diferencias clave
| Sistema | Qué es | A quién afecta | Estado |
|---|---|---|---|
| Factura Electrónica | Concepto general de factura digital estructurada | Depende del contexto | En uso |
| FACe | Plataforma para enviar facturas a administraciones públicas | Quien facture a organismos públicos | Obligatorio desde 2015/2018 |
| VIDa | Sistema de facturación electrónica B2B centralizado | Todas las empresas y autónomos en operaciones B2B | Pendiente de implementación |
| VeriFactu | Obligación de registro y trazabilidad de facturas en tu software | Autónomos y empresas que usen software de facturación | Aprobado, fecha de inicio pendiente |
Qué necesitas implementar ahora
Si facturas a la administración pública: ya deberías estar usando FACe o un sistema conectado.
Si facturas solo entre empresas (B2B): de momento puedes seguir como hasta ahora (PDF, papel...), pero debes estar atento a VIDa. Cuando se active, tendrás que usar un sistema de facturación que emita XMLs compatibles y los envíe a través de plataformas certificadas.
Si usas un programa de facturación: en algún momento tendrás que asegurarte de que cumple con VeriFactu. Esto significa que el software debe generar registros encadenados con hash criptográfico y enviarlos automáticamente a la AEAT.
La mayoría de autónomos y pymes necesitarán adaptarse a VeriFactu antes que a VIDa, porque VeriFactu es independiente del tipo de cliente al que factures.
Cómo prepararte sin complicaciones técnicas
No necesitas entender los detalles técnicos del encadenamiento criptográfico ni de los formatos XML. Lo que necesitas es un software de facturación que se ocupe de todo esto por ti.
Invocash ya cumple con VeriFactu y genera FACe si lo necesitas. Y ya estamos preparando todo para cuando llegue la obligatorieda de VIDa tener todo listo. Genera los registros encadenados, calcula los hashes y se encargará del envío automático a la AEAT según las especificaciones finales. Tú solo facturas como siempre.
