Desde el 29 de julio de 2025, todos los sistemas informáticos de facturación (SIF) deben cumplir con la normativa establecida en el Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el RD 1007/2023. Esto significa que todo software de facturación debe ser adaptado a la normativa, independientemente de que los emisores de facturas tengan o no obligación de enviar los registros a VeriFactu.
Así, un software que no pueda enviar registros a VeriFactu o que no cumpla los requisitos de adaptación no es legal, y su uso puede acarrear sanciones tanto para el desarrollador como para el usuario.
A continuación se explica lo que significa que un software de facturación esté adaptado y por qué esto es tan importante para desarrolladores y emisores.
En este artículo
Software de facturación adaptado, ¿qué significa esto?
Comencemos por el principio: Un software adaptado debe estar diseñado para que cada factura sea íntegra, inalterable y trazable, evitando cualquier manipulación de los datos de venta. Y para cumplir la normativa, un SIF debe:
- Garantizar integridad, inalterabilidad y trazabilidad mediante el uso de registros encadenados con huella digital (hash).
- Mantener los registros conservados, accesibles y legibles durante todo el periodo de prescripción tributaria.
- Incorporar un código QR que permita verificar la validez de la factura.
- Tener la capacidad técnica de remitir los registros a la AEAT cuando sea necesario.
Importante: un sistema que no tiene capacidad de enviar a VeriFactu no puede considerarse adaptado, incluso si opera como NO-VeriFactu.
Modalidades para estar adaptado
Existen dos únicas modalidades que se contemplan para que un software de facturación se considere adaptado a la Ley Antifraude.
- VeriFactu: Además de todos los requisitos técnicos, debe enviar las facturas a la AEAT en tiempo real. Es decir, cuando se emite una factura inmediatamente después se envía a la Agencia Tributaria y no existe ninguna posibilidad de que un software en modalidad VeriFactu no realice los envíos a Hacienda.
- NO-VeriFactu: Requiere unos controles mayores sobre la facturación, pero no requiere el envío inmediato de las facturas a Hacienda, aunque debe permitir el envío en caso de que la AEAT solicite tener acceso a los registros.
Modalidad NO-VeriFactu: más estricta de lo que muchos creen
Algunos softwares adaptados permiten trabajar en la modalidad NO-VeriFactu, es decir, no envian los registros en tiempo real. Sin embargo esto no significa que sea más fácil cumplir la normativa o que el emisor no tenga la obligación de enviar sus registros VeriFactu. De hecho, los requisitos técnicos y de seguridad en esta modalidad son mucho más estrictos que en VeriFactu, porque el sistema debe garantizar por sí mismo que la información no sea manipulada.
Requisitos esenciales de un software de facturación adaptado con modalidad NO-VeriFactu:
- Firma Electrónica Obligatoria: todos los registros (altas, anulaciones y eventos) deben estar firmados con certificado cualificado.
- Registro de Eventos: debe detectar y anotar automáticamente interacciones específicas, como inicio y fin del funcionamiento del sistema, restauraciones de copias de seguridad y errores de integridad. Además, debe generar un registro resumen cada 6 horas de operatividad y antes de apagar el sistema.
- Verificación local: permite comprobar la integridad de cada registro y de toda la cadena de facturación.
- Exportación segura: los registros deben poder descargarse y archivarse de forma fidedigna, en formato electrónico legible (XML) y solo puede permitir que los registros dejen de conservarse en el sistema original si el proceso se completa correctamente y de forma consecutiva.
- Sistema de alarmas: cualquier anomalía que afecte la trazabilidad debe mostrar una alerta que no puede desactivarse hasta su resolución. Además, cada anomalía detectada debe generar su propio registro de evento.
- Control estricto del tiempo: el reloj del sistema debe ser exacto, con un margen máximo de un minuto respecto a la hora oficial.
- Custodia y conservación: el usuario es responsable de que los registros se mantengan accesibles y legibles durante todo el periodo de prescripción (mínimo 4 años), incluso si se cambia el sistema de facturación.
Resumen clave: un software en modalidad NO-VeriFactu no es aquel que no envía los registros a VeriFactu, sino el que está adaptado y cumple con todos los requisitos establecidos, además de tener la capacidad de enviar a VeriFactu en el momento en que la AEAT lo requiera.
Qué modalidad tienen los software de facturación
Los fabricantes de software pueden comercializar:
- Sistemas “Solo VeriFactu”, que únicamente envían registros a la AEAT en tiempo real.
o
- Sistemas duales, que permiten al usuario elegir entre la modalidad VeriFactu y la modalidad NO-VeriFactu, pero teniendo en cuenta que la elección debe mantenerse durante, al menos, todo el año fiscal.
Sin embargo, están prohibidos los sistemas que emitan facturas no verificables, sin capacidad de remisión a la AEAT, ya que la ley no permite SIF cerrados que no puedan enviar registros a la Agencia Tributaria.
Además, tampoco están permitidos los programas de facturación que solo dispongan de la modalidad NO-VeriFactu.
Sistemas no adaptados: riesgos reales
Cualquier software que desde el 29 de julio de 2025 no cumpla con los criterios de adaptación del RD 1007/2023 se considera un SIF NO ADAPTADO y, por tanto, su uso constituye un incumplimiento legal. Esto tiene varias implicaciones importantes:
- Riesgo de sanciones para el desarrollador y el usuario: La AEAT puede imponer sanciones tanto al fabricante o proveedor que comercialice un software no adaptado como a la empresa o autónomo que lo utilice.
- Falta de garantía sobre los registros: Un sistema no adaptado no asegura la integridad, trazabilidad ni seguridad de las facturas. Esto significa que los registros pueden ser manipulados, alterados o perderse, comprometiendo la validez de la información frente a la AEAT.
- Responsabilidad legal del fabricante: Aunque los emisores todavía no tengan obligación de enviar registros a VeriFactu, el software que utilizan sí debe estar adaptado desde el 29 de julio de 2025 y no está permitido comercializar sistemas que no cumplan.
- Riesgo reputacional y operativo: Un software no adaptado también compromete la confianza de clientes, proveedores y socios, generando problemas internos de control y gestión de la facturación.
En resumen: utilizar un software de facturación no adaptado es un riesgo legal inmediato, incluso si el usuario aún no tiene obligación de remitir facturas a VeriFactu. No se trata solo de cumplimiento técnico, sino de proteger la validez de la facturación y evitar consecuencias legales y operativas graves.
Excepciones
La normativa contempla algunas excepciones muy específicas, relacionadas con usuarios que tienen contratos plurianuales con su proveedor de software de facturación. En estos casos, la AEAT admite que el fabricante no adapte inmediatamente el sistema en la fecha límite, siempre que la adaptación se realice en el momento de la renovación anual del contrato.
Esta excepción se aplica exclusivamente a sistemas instalados en las instalaciones del cliente (on-premise), donde las actualizaciones dependen de ciclos contractuales y de mantenimiento previamente acordados.
En ningún caso esta excepción es aplicable a software en la nube. Los sistemas cloud deben considerarse actualizados en tiempo real para todos los usuarios, por lo que están obligados a cumplir con la normativa desde la fecha establecida, sin posibilidad de aplazamiento por motivos contractuales.
Es decir, que la excepción es limitada, temporal y muy concreta, y no exime al software de estar adaptado, sino que únicamente permite ajustar el momento de la actualización en determinados escenarios muy específicos.
Conclusión
Utilizar un software adaptado no es opcional, a pesar de que la obligación de enviar a VeriFactu para los emisores se haya aplazado un año.
- Debe tener capacidad de enviar a VeriFactu.
- Si permite, además, operar en modalidad NO-VeriFactu, debe cumplir los requisitos más estrictos de esta modalidad.
- Cualquier otra opción es un sistema no adaptado, con riesgos de sanción para todos los implicados.
Cumplir la normativa garantiza seguridad, control y tranquilidad para tu empresa o despacho.
