Con los últimos cambios normativos, existe cierta confusión sobre lo que un software de facturación puede hacer realmente y lo que no. Muchos autónomos y pymes esperan que su programa "lo haga todo por ellos", mientras que otros creen que es solo una herramienta para generar documentos digitales.
La realidad está en un punto intermedio: un buen software de facturación automatiza muchísimas tareas, pero no sustituye tus obligaciones ni toma decisiones fiscales por el emisor.
Esta es una guía completa y basada en la normativa actual para aclarar dudas.
Lo que SÍ puede hacer un software de facturación
1. Generar facturas válidas y completas
Un SIF (Sistema Informático de Facturación) puede:
- Crear facturas con todos los campos obligatorios.
- Aplicar automáticamente tipos impositivos según tus configuraciones.
- Garantizar integridad, conservación y trazabilidad (si está adaptado al RD 1007/2025).
- Incluir el Código QR obligatorio.
2. Enviar los registros a Hacienda
Si el software trabaja con la modalidad VeriFactu:
- Enviará automáticamente los registros completos de facturación a la AEAT.
- El usuario podrá visualizar si el envío ha sido correcto.
- Se registrará el código CSV (Código Seguro de Verificación) que devuelve la AEAT por cada registro validado.
Si el software trabaja con la modalidad NO-VeriFactu:
- Los envíos no se realizan automáticamente, sino que se quedan preparados para ser enviados en caso de que la AEAT los solicite. Importante: solo si eliges ser VeriFactu.
- Generará un registro de eventos detectando situaciones como inicio y fin del funcionamiento del sistema, entrada y salida de usuarios, errores de integridad, restauración de copias de seguridad, exportación de datos, y un resumen de eventos cada 6 horas de uso.
3. Automatizar cálculos para evitar errores
Un buen programa de facturación evita:
- Aplicar mal tipos de IVA o retenciones.
- Cálculos incorrectos de bases, cuotas y totales.
- Descuentos mal aplicados o mal calculados.
- Errores en facturas con varios tipos impositivos.
- Descuadres por redondeos.
- Errores en recargos o conceptos adicionales.
- Fallos en facturas rectificativas o recurrentes.
Realizar una factura con cálculos complejos, más allá de sumar una base imponible y un IVA al 21%, puede suponer un reto si no se tienen claros los aspectos del IVA, descuentos, retenciones y otros cálculos que la normativa exige.
4. Agilizar la contabilidad (sin sustituirla)
Aunque no es un programa contable, puede:
- Exportar datos para facilitar el trabajo de la asesoría.
- Generar informes y listados.
- Mantener ordenados los documentos para poder localizarlos fácilmente.
5. Conservar las facturas conforme a la ley
Un SIF adaptado a la Ley Antifraude, desde el 29 de julio de 2025, debe:
En sistemas con modalidad VeriFactu:
- Impedir la eliminación de facturas.
- Permitir rectificaciones legales, no modificaciones libres.
- Opcionalmente puede contar con un procedimiento específico de descarga, volcado y archivo externo seguro.
Nota: Aunque el reglamento VeriFactu exime de conservar el registro informático (XML), el empresario sigue teniendo la obligación general tributaria de conservar las facturas (documentos).
En sistemas con modalidad NO-VeriFactu:
- Guardar el registro de eventos: el software es el responsable directo de garantizar la conservación íntegra e inalterable de los registros y de los eventos.
- Impedir la eliminación de facturas.
- Permitir rectificaciones legales, no modificaciones libres.
- Permitir a la AEAT el acceso inmediato, así como la recuperación y consulta de los registros en un formato electrónico legible.
- Si el sistema exporta los registros para liberar espacio y deja de conservarlos internamente, debe avisar claramente de esta circunstancia y hacerlo sin dejar "huecos", exportando registros consecutivos empezando por los más antiguos.
Lo que NO puede hacer un software de facturación
1. No puede decidir la naturaleza de la operación
El software no sabe:
- Si la operación es Sujeta, No Sujeta o Exenta.
- Si lleva un tipo reducido o general.
- Si procede aplicar inversión del sujeto pasivo.
- Si debe repercutir o no IVA.
Requiere que cada factura se configure adecuadamente por el emisor. El programa no sustituye nunca el criterio fiscal.
2. No puede "arreglar" una factura cambiando datos
Aunque esto ya se ha explicado muchas veces, no está de más volver a insistir en ello, por ley:
- Las facturas no pueden editarse una vez emitidas.
- Solo pueden rectificarse mediante una factura rectificativa.
- Si un software permite borrar facturas no es legal y por lo tanto puede acarrear sanciones importantes si es detectado por la Agencia Tributaria.
3. No puede saltarse el registro de eventos
En los sistemas que utilizan la modalidad NO-VeriFactu, el RD 1007/2023 obliga a que todas las acciones que realiza el software queden registradas.
No se puede borrar este historial, ni el usuario ni el proveedor.
4. No puede emitir facturas sin intervención
El software no puede validar y emitir facturas de forma automática. Requiere la validación manual del usuario para:
- Interpretar contratos.
- Saber cuándo un servicio está realizado.
- Decidir cuándo emitir una factura.
La obligación de expedir facturas sigue siendo del empresario o profesional.
5. No evita el cumplimiento fiscal explícito
Tener un software adaptado:
- No exime de llevar la contabilidad.
- No evita las revisiones de Hacienda.
- No sustituye el conocimiento fiscal mínimo.
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