Cuando empiezas a usar InvoCash para enviar tus facturas a VeriFactu, te pedimos que firmes un documento llamado otorgamiento de representación. Es normal que surja la pregunta: ¿qué es esto exactamente y por qué es necesario? Te lo explicamos con claridad.
¿Qué es el otorgamiento de representación?
El otorgamiento de representación es una autorización legal mediante la cual una empresa o autónomo permite a un tercero (en este caso, InvoCash) actuar en su nombre ante la Agencia Tributaria, para realizar determinados trámites (en este caso, remitir ficheros con registros de facturación a la sede de la AEAT).
En términos prácticos, significa que:
- Podemos comunicarnos con la AEAT en tu nombre.
- Podemos enviar correctamente tus facturas al sistema VeriFactu.
- Podemos gestionar las validaciones técnicas exigidas por la normativa.
Sin esta autorización, no es posible enviar legalmente facturas a la Agencia Tributaria en tu nombre.
¿Por qué es obligatorio para enviar facturas a VeriFactu?
El sistema VeriFactu implica el envío automático de registros de facturación a la Agencia Tributaria. Esto no es simplemente "usar un software", sino realizar una comunicación oficial con la administración pública.
La AEAT exige que solo el propio obligado tributario, o un tercero debidamente autorizado pueda realizar esos envíos.
Por tanto, el otorgamiento de representación en VeriFactu, no es una decisión interna de Invocash, sino un requisito legal establecido por la Agencia Tributaria para poder operar con normalidad en la facturación electrónica.
¿Por qué pedimos el DNI del representante legal?
Para poder tramitar correctamente la representación ante Hacienda, necesitamos verificar la identidad de la persona que tiene capacidad legal para autorizarla.
El DNI se solicita porque permite identificar de forma inequívoca al representante legal.
Este es un requisito habitual en trámites administrativos ante la AEAT que garantiza que nadie está otorgando representación sin legitimidad.
Es decir, se trata de un cumplimiento normativo y seguridad jurídica, amparada por la Agencia Tributaria.
¿Qué hacemos para proteger tus datos?
En Invocash tratamos los datos personales con los más altos estándares de seguridad y conforme al RGPD. Aplicamos, entre otras, las siguientes medidas:
- Cifrado en el tránsito de datos mediante protocolo https (SSL/TLS).
- Acceso restringido únicamente a personal autorizado.
- Registro de accesos y trazabilidad.
- Servidores seguros con medidas de protección avanzada.
- Cumplimiento estricto del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Conservación de datos solo durante el tiempo legalmente necesario.
Consejos para subir tu DNI de forma segura a cualquier plataforma
Aprovechamos este post para compartir algunas buenas prácticas que se pueden aplicar siempre que se solicite documentación identificativa online:
- Verificar que la web sea segura:
- Comprobar que la URL comienza por https://
- Revisar que el dominio sea el oficial de la empresa.
- Comprobar que la empresa explica para qué solicita el DNI:
- Debe indicarse claramente la finalidad del tratamiento.
- Revisar la política de privacidad. Debe especificar:
- Quién es el responsable del tratamiento.
- Cómo se protegen los datos.
- Durante cuánto tiempo se conservan.
- No enviar el DNI por correo sin cifrado:
- Si es posible, utiliza siempre plataformas con carga segura de documentos en lugar de enviarlo como adjunto por email.
- Evitar compartir fotos innecesarias:
- No enviar información adicional que no haya sido solicitada expresamente.
Transparencia y cumplimiento, nuestra prioridad
Entendemos que compartir documentación identificativa puede generar inquietud. Por eso creemos en la transparencia y te explicamos por qué lo pedimos, qué exige la normativa y cómo protegemos tus datos.
El otorgamiento de representación no es un trámite burocrático más. Es la base legal que nos permite emitir facturas válidas y cumplir correctamente con el sistema VeriFactu.
Si tienes cualquier duda sobre este proceso, nuestro equipo está disponible para ayudarte.
