Emitir facturas forma parte del día a día de cualquier autónomo o pyme, pero no siempre es evidente qué debe aparecer exactamente para que tengan validez legal. La normativa de facturación en España, especialmente el Real Decreto 1619/2012, marca una serie de conceptos obligatorios de cada factura VeriFactu.

A continuación explicamos cada uno de ellos con detalle, para entender cómo cumplir con VeriFactu de forma muy sencilla.

En este artículo

  1. Conceptos obligatorios en las facturas VeriFactu
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Conceptos obligatorios en las facturas VeriFactu

1. Datos del emisor (quién hace la factura)

Todas las facturas deben identificar de manera inequívoca a la persona o empresa que las emite. Esto significa incluir:

Estos datos son básicos, pero imprescindibles para que la factura tenga validez legal.

En Invocash, esta información se configura una sola vez en el perfil de emisor. A partir de ahí, el sistema la incorpora automáticamente en cada factura y envía todos los datos obligatorios al sistema VeriFactu, garantizando consistencia y evitando errores que, por pequeños que parezcan, pueden convertirse en problemas administrativos más adelante.

2. Datos del receptor (quién recibe la factura)

Del mismo modo que el emisor debe estar identificado, también es obligatorio incluir los datos del cliente o destinatario de la factura claramente. Son los mismos que en el caso del emisor:

En la mayoría de casos, los clientes son recurrentes, por lo que Invocash permite crear fichas de cliente para guardar sus datos y reutilizarlos sin tener que escribirlos cada vez. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también evita confusiones o errores en la información fiscal.

3. Numeración de las facturas

Cada factura debe tener un número único y correlativo. Si se utilizan distintas series, cada una de ellas debe mantener el orden correlativo y cronológico, y por supuesto, no puede haber saltos en la numeración.

No mantener la numeración correcta puede conllevar inspecciones y sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Por ello, es fundamental llevar un control riguroso y sistemático.

Un emisor puede utilizar tantas series de facturación como desee, por ejemplo, para distinguir canales comerciales, líneas de producto o incluso actividades económicas distintas dentro de la misma empresa, pero cada una de ellas debe mantener la correlatividad en la numeración. Además, las series son útiles para diferenciar los distintos tipos de facturas, ya que la Ley Antifraude establece que las facturas ordinarias, simplificadas y rectificativas deben tener series distintas visibles en la misma factura y también en el archivo XML que se envía a VeriFactu.

En Invocash se pueden generar tantas series de facturación como se quiera y aplicarlas según las preferencias del emisor, asegurando siempre la correlatividad y el cumplimiento legal.

4. Fecha de emisión y fecha de operación

La fecha de emisión o expedición es otro de los conceptos obligatorios que las facturas VeriFactu deben contener y corresponde a la fecha en la que se genera la factura. Sirve para efectos administrativos y contables, marcando el momento en que el emisor ha formalizado la factura.

Es común que surja confusión entre la fecha de emisión y la fecha de operación en una factura, especialmente cuando se factura un servicio o suministro que abarca un periodo de tiempo. 

En este caso, la fecha de operación se refiere a la fecha real en la que se ha realizado la entrega del bien o la prestación del servicio. Es especialmente importante para determinar el periodo fiscal al que corresponde la operación y para el cálculo correcto de impuestos.

La fecha de operación también es obligatoria siempre que sea distinta a la fecha de expedición.

Cuando se factura un periodo, es decir, un servicio que cubre varios días, semanas o meses, la fecha de operación se tomará como el último día del periodo cubierto por el servicio si ese día marca el momento del devengo del impuesto.

Por ejemplo, si se factura un servicio de mantenimiento que se prestó del 1 al 30 de noviembre, la fecha de emisión podría ser el 5 de diciembre (día en que se genera la factura), mientras que la fecha de operación deberá indicar claramente que corresponde al periodo del 1 al 30 de noviembre y que la fecha de la operación corresponde con el día 30 noviembre. Esto asegura que la contabilidad y el registro fiscal reflejen correctamente el momento en que se prestó el servicio.

5. Descripción del producto o servicio

Y, por supuesto, cada factura debe especificar qué se está cobrando de forma clara y comprensible.

Los conceptos obligatorios de una factura VeriFactu son:

  • Descripción del producto o servicio
  • Cantidad
  • Precio unitario
  • Descuentos aplicados (si los hay)
  • Impuesto aplicado
  • Codificación de la operación
  • Clave de régimen
Cuáles son los conceptos obligatorios en una factura Verifactu

En Invocash es posible crear y configurar productos o servicios en el catálogo indicando todos los datos obligatorios para que se autocompleten cuando se emitan las facturas y evitar de esta forma errores inesperados.

5.1. ¿Qué es la codificación de la operación?

Uno de los conceptos obligatorios en una factura Verifactu, y de los más complejos, es el referente al código correspondiente a la operación que representa. El software de facturación debe incluirlo en cada línea y enviarlo a la AEAT junto con el resto de información de la factura. Su objetivo es clasificar el objeto de la factura según su relación con el Impuesto aplicado (IVA, IGIC o IPSI).

En esencia, este código es el "ADN fiscal" de la venta y define si la operación está sujeta a impuestos, exenta de ellos, o si simplemente queda fuera del ámbito del IVA.

Importante: El Reglamento de los Sistemas de Facturación (VERI*FACTU) es aplicable en todo el territorio español, teniendo en cuenta las especialidades de Canarias, Ceuta y Melilla. Por ello, las referencias al IVA en el sistema se consideran hechas también al IGIC y al IPSI, según corresponda.

Estos códigos se agrupan en tres grandes categorías:

Esta codificación es un pilar central del sistema de facturación y permite al registro XML indicar el impuesto de aplicación (en el campo Impuesto, indicando si es IVA, IPSI o IGIC) y luego, mediante la CalificacionOperacion (S1, N2, E...), clasificar con precisión la transacción a efectos de liquidación y control fiscal.

Nemon Invocash permite definir estos campos de manera intuitiva al usuario, de modo que cada factura tenga la información correcta sin necesidad de recordar manualmente códigos o claves complejas.

5.2. ¿Qué es la clave de régimen?

Es uno de los conceptos obligatorios en las facturas VeriFactu, y forma parte de cada una de las líneas de la factura, es la clave de régimen y es la manera de indicar a la AEAT cómo se facturará un producto o servicio y se utiliza para identificar de manera específica qué régimen fiscal o conjunto de normas especiales se aplican a la operación.

Tanto la información de la codificación de la operación, como la clave de régimen, se adjuntan a cada desglose de bases imponibles dentro del registro XML que se envía a VeriFactu para indicar el tratamiento fiscal específico de esa parte de la venta o servicio, lo que permite que una única factura refleje transacciones sujetas a múltiples regímenes o tipos impositivos.

6. Desglose de los importes y total

Estos son datos clave para Hacienda y deben concordar con el total de las líneas que contiene la factura.

Este desglose es una de las partes principales del XML que se envía a VeriFactu para cumplir con la Ley Antifraude y aporta todas la información relevante a los importes que se cobran en la factura, así como los impuestos aplicados, las cuotas repercutidas, cada una de las claves de régimen y calificaciones de operación aplicadas y el total facturado.

Los datos obligatorios que debe contener el desglose de cada factura VeriFactu son:

Invocash realiza este cálculo de forma automática para mostrarlo en el pdf que visualizará el cliente y también para crear el archivo XML que enviará a la AEAT en cuanto la factura se valide.

Cuando la factura contiene un servicio o producto exento del impuesto indirecto aplicable (IVA, IGIC o IPSI), es obligatorio incluir en la factura una referencia legal que justifique por qué no se ha aplicado la cuota.

No basta con poner "IVA 0%"; debe especificarse la causa de la exención.

Esta nota actúa como la justificación formal de la exención y debe remitir a la normativa específica (por ejemplo, a un artículo de la Ley del Impuesto o incluir una indicación clara de que la operación está exenta).

Ejemplo: “Operación exenta según el artículo 20.Uno.x de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.”

Esta mención es vital. Si una factura está exenta y se omite esta referencia, la AEAT podrá considerar que incumple los requisitos de contenido de una factura completa.

Enlace a Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

8. Datos opcionales

Existen otros datos como la forma de pago o el vencimiento de la factura que son opcionales y que no se deben reflejar en el envío a VeriFactu, pero sin duda son muy útiles tanto para el emisor de la factura como para el cliente que la recibe, y por lo tanto 100% recomendable incluirlos.

Con Invocash es posible añadir distintos métodos de pago, configurar uno predeterminado para cada cliente, indicar una fecha de vencimiento o añadir una nota al pie de la factura con información adicional para el cliente.

En definitiva, cumplir con todos los requisitos legales de una factura puede resultar complejo si no se dispone de la información adecuada. Pero con los conceptos claros y un software profesional que automatiza gran parte del proceso, como Invocash, emitir facturas correctas y cumplir con VeriFactu es mucho más fácil.