Cometer errores al facturar es algo habitual: un importe mal calculado, un cliente equivocado o una fecha incorrecta. Pero lo importante no es el fallo, sino cómo se corrige de forma legal y segura.
En este artículo explicamos qué tipo de facturas acepta Hacienda, qué se entiende por facturas rectificativas, y cómo Invocash garantiza que tus correcciones sean siempre válidas.
En este artículo
Qué ley regula las facturas rectificativas y cómo se gestionan las anulaciones
Empecemos por entender de dónde viene todo esto.
La emisión de facturas rectificativas y la prohibición de manipular facturas originales están respaldadas por la normativa española establecida en el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación, y se complementan con la Ley 11/2021 (la Ley Antifraude), que refuerza la trazabilidad y transparencia de los registros contables.
Además, la legislación sobre Sistemas y Programas Informáticos de Facturación (RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023) establece procedimientos estrictos para garantizar la inalterabilidad de los registros. Es decir, una vez que se genera un registro de facturación de alta, no puede alterarse ni eliminarse, y cualquier corrección debe realizarse mediante un registro adicional posterior, preservando los datos originales.
Facturas rectificativas: qué son y cuándo usarlas
Cuando cometemos un error en la facturación debemos emitir una factura rectificativa, que es un documento que corrige errores de una factura ya emitida. Se utiliza cuando:
- La factura original no cumple los requisitos legales.
- Se producen circunstancias que modifican la base imponible, o el IVA.
- Hay causas correspondientes al Art.80.
Y para identificar cada uno de los motivos por los que se emite una factura rectificativa hay códigos especiales que se les debe dar a cada una, para que la AEAT identifique por qué se ha emitido una factura rectificativa:
- R1: Art 80. LIVA Uno, Dos y Seis (devoluciones de mercancías, descuentos o alteraciones en el precio posteriores a la realización de la operación, resolución de operaciones, importe de la contraprestación provisional).
- R2: Concursos de acreedores.
- R3: Créditos incobrables.
- R4: Resto de causas como, errores en cantidades, precios, productos, datos identificativos…
- R5: Facturas simplificadas por cualquier motivo.
Este procedimiento permite corregir la factura manteniendo la trazabilidad y cumpliendo la Ley Antifraude.
Tipos de Facturas Rectificativas
Existen dos tipos de facturas de rectificación contempladas legalmente por Hacienda.
Facturas Rectificativas por Sustitución (S): 2 métodos diferentes
Factura rectificativa sustitutiva total
Se emite una factura nueva que sustituirá por completo a la factura original.
La primera deja de tener validez y la única válida a ojos de la AEAT es la segunda.
Factura rectificativa sustitutiva con anulación de la original
Se deben emitir dos facturas nuevas:
- Una con valor negativo por el total de la factura original.
- Otra con los datos correctos que es la Rectificativa.
En este caso tanto la original, como las dos nuevas facturas serán válidas para la Agencia Tributaria.
Factura rectificativa por diferencias
Se emite una factura rectificativa por la diferencia, positiva o negativa, respecto a la original.
Se recomienda utilizar este tipo cuando solo es necesario ajustar la base imponible.
Anulación de facturas
Existe un único caso en que se puede hacer una Anulación total de una factura.
Esta opción se utiliza cuando se ha emitido una factura completamente por error, a un cliente al que no se le debía haber facturado por no haberse prestado realmente el servicio o que no se hayan entregado realmente los productos, pero la factura ha sido enviada al cliente y a Hacienda, recibida y posiblemente contabilizada por el cliente.
Ese es el único supuesto en que se puede emitir una factura ordinaria con importe negativo, por el mismo valor que la factura original.
De esta manera, se garantiza que todas las operaciones sean verificables, cumpliendo con la normativa y evitando manipulaciones.
Cómo lo gestionamos en Invocash
En Invocash hemos diseñado el software pensando en la seguridad y la tranquilidad de nuestros clientes. Por eso, no permitimos borrar facturas una vez creadas.
En su lugar, el sistema solo permite emitir facturas rectificativas según corresponda: R1, R2, R3, R4 o R5, dependiendo del tipo de corrección que sea necesaria. De esta forma, aseguramos que todas las operaciones se realizan conforme a la normativa, evitando errores y riesgos de sanción.
Gracias a este enfoque:
- Mantienes la trazabilidad completa de todas tus facturas.
- Cumples estrictamente con la Ley Antifraude y la normativa de facturación.
- Trabajas con la tranquilidad de que tu contabilidad está correcta y verificada.
Con Invocash, corregir errores en tus facturas es sencillo y seguro, pero siempre dentro del marco legal, sin atajos que puedan generarte problemas.
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