Aunque a algunos les cueste creer, todavía muchas pymes gestionan su facturación en papel o con hojas de cálculo improvisadas. Es rápido y aparentemente sencillo, ya que no hace falta aprender a utilizar un software nuevo ni gastar dinero en él. Hasta que llegan los problemas: facturas que se pierden, cálculos que no cuadran o retrasos en la presentación de impuestos.
Ahora, además, la normativa española acelera el cambio: el papel poco a poco dejará de ser una opción válida para facturar. La Ley Antifraude, la Ley Crea y Crece y la futura implantación total de la factura electrónica marcan el camino hacia una digitalización obligatoria.
La buena noticia es que preparar tu negocio para el fin del papel es más sencillo de lo que parece y tiene ventajas que van mucho más allá de cumplir la ley.
En este artículo
¿Por qué desaparece la facturación en papel?
Existen dos grandes motivos que impulsan este cambio para dejar de facturar en papel:
1. Motivos legales
España, al igual que otros países que siguen la normativa europea, apuesta por la facturación electrónica para reforzar el control fiscal. Los sistemas VeriFactu y NO-VeriFactu están obligando a que el software de facturación de las empresas garantice la trazabilidad y evite manipulaciones en las facturas creadas.
Además, con la próxima Ley Crea y Crece, la factura electrónica será obligatoria en las relaciones entre empresas y autónomos.
2. Motivos prácticos
Más allá de la normativa, el papel es un sistema ineficiente: se pierde con facilidad, se deteriora y dificulta el acceso a la información de forma ágil. Digitalizar la facturación, en cambio, permite tener un mayor control, reducir errores y ahorrar costes. Aunque al principio pueda parecer que implantar un software de facturación es un gasto innecesario, la realidad es que mantener registros en papel también supone un coste constante: papel, impresoras, tóner, archivadores, espacio físico para almacenarlos… Y todo ello con el riesgo añadido de que se extravíen o se deterioren con el tiempo.
Señales de que tu pyme debería abandonar el papel ya
Si te reconoces en alguno de estos puntos, es probable que tu negocio necesite digitalizar su facturación:
▢ Pierdes tiempo buscando facturas en los archivadores del armario.
▢ Tienes errores habitualmente en cálculos de IVA o totales.
▢ Te resulta difícil cumplir los plazos de presentación de impuestos.
▢ Inviertes dinero en imprimir documentos, mensajería o almacenamiento físico.
▢ Tus clientes ya empiezan a pedirte facturas electrónicas y tienes ir improvisando.
¿Has hecho "check" en más de uno? Entonces, es momento de plantearte un cambio en tu modelo de gestión y dejar de facturar en papel.
Beneficios de dar el salto a la facturación digital
Dar el salto y digitalizar tu negocio no consiste solo de cumplir con la ley, sino de ganar en eficiencia y tranquilidad.
Con un sistema digital, tu pyme garantiza el cumplimiento normativo, reduce el tiempo invertido en tareas repetitivas y minimiza los errores en cálculos. Además, permite acceder a cualquier factura de manera inmediata desde cualquier lugar, tener un control real de la tesorería y anticiparte a pagos y cobros.
Y, por si fuera poco, transmite una imagen más profesional frente a clientes y proveedores, mostrando que tu negocio está al día y bien organizado.
Pasos para preparar tu pyme
Quizá has llegado a la conclusión de que necesitas pasarte a la facturación digital pero no sabes por dónde empezar o cuáles son los pasos a seguir, aquí te dejamos una breve guía que te ayudará en el proceso.
1 Analiza tu sistema actual
Identifica dónde se producen los mayores retrasos o errores en tu facturación.
2 Elige un software de facturación adaptado a la normativa
Asegúrate de que cumple con VeriFactu y con la futura factura electrónica.
3 Forma a tu equipo
La facilidad de uso es clave para que tu equipo lo adopte. Aún así, ten en cuenta que una breve capacitación puede marcar la diferencia para que todos manejen el nuevo sistema con confianza.
4 Migra tus datos
Importa tus clientes, proveedores e histórico de facturas, así como tu catálogo de productos y precios al nuevo sistema. Lo ideal es hacerlo a través de la herramienta de importación del propio software de facturación, para evitar problemas en los datos.
5 Establece rutinas digitales
Automatiza todos los procesos que puedas mediante facturas recurrentes, recordatorios de cobro, etc. y elimina la tentación de volver al papel.
Da el paso
El cambio en el modelo de facturación ya no es un escenario futuro: es una realidad que se acerca rápidamente y dejar de facturar en papel será una obligación para todos dentro de muy poco. Preparar tu pyme hoy te permitirá cumplir la normativa, evitar sanciones y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo ganando eficiencia.
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